การบริหารจัดการข้อมูลที่ดีควรเริ่มจากการบริหารจัดการข้อมูลให้ไม่กระจัดกระจายโดยรวมข้อมูลให้อยู่ในแหล่งการจัดเก็บที่มีมาตรฐานเดียวกัน โดยหลักการจัดการบริหารข้อมูลนี้ คือการทำให้ข้อมูลมีระเบียบ สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาของข้อมูล รวมถึงการมีผู้รับผิดชอบต่อการดูแลข้อมูลได้อย่างชัดเจน เพื่อรองรับข้อมูลที่มีมากมายในปัจจุบันและอนาคต

การรถไฟแห่งประเทศไทยเล็งเห็นความสำคัญด้านการจัดการข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการรถไฟฯ ให้มีความสามารถเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ เข้าด้วยกัน แบบมีมาตรฐานในการเข้าถึงจุดเดียวที่หน่วยงานทุกหน่วยงาน สามารถเข้ามาเรียกดูข้อมูลและทำงานบนข้อมูลที่มีมาตรฐานเดียวกัน เพื่อลดการขัดแย้งกันของข้อมูล และทำให้กระบวนการทำงานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น เนื่องจากสามารถเรียกดูข้อมูลได้แบบสามารถใช้ได้ทันที และปฏิบัติงานบนข้อมูลที่ถูกต้อง

ข้อมูลที่เกี่ยวกับระบบภายในที่ให้ความสำคัญ ได้แก่ ข้อมูลทางการบัญชีและการเงิน, ข้อมูลทางด้านการซ่อมบำรุงทรัพยากรของการรถไฟ, ข้อมูลของทางฝ่ายทรัพยากรบุคคล และข้อมูลเกี่ยวกับการขายตั๋วโดยการนำข้อมูลทั้งหมดที่กล่าวมานี้ นำมาสร้างมาตรฐานทางข้อมูลให้มีในระดับเดียวกัน สามารถนำข้อมูลที่ได้มาติดตามสถานะต่างๆ อาทิ งบประมาณการเบิกจ่าย, การจองตั๋วล่วงหน้า, การซ่อมบำรุง รวมถึงทรัพยากรบุคคลของทางการรถไฟฯ

ระบบควบคุมด้านข้อมูล นี้สำคัญ โดยระบบนี้จะต้องคอยกำกับดูแลข้อมูลเชิงคุณภาพ อาทิ การแบ่งลำดับขั้นของการรักษาความปลอดภัยตามลำดับขั้นของข้อมูล ลำดับการทำข้อมูลให้ชัดเจน, ข้อมูลมีความโปร่งใสตรวจสอบที่มาของข้อมูลได้ รวมถึงการใช้งานข้อมูลต้องสามารถตัดสินใจเร่งด่วนได้ 

เรื่องบุคลากรของการรถไฟปัจจุบัน คือขาดกำลังคนระดับปฏิบัติการที่ต้องมาปฏิบัติงานและดูแลกำกับงานให้เกิดผลเพื่อนำมาบริหารจัดการและบุคลากรจำนวนมากยังขาดด้านความรู้และทักษะ เกี่ยวกับการบริหารจัดการข้อมูล

ผู้บริหารให้ความสำคัญที่จะมีนโยบายกำกับดูแลข้อมูลของการรถไฟฯ โดยการมองเป็นภาพรวมทั้งองค์กรมากกว่าการมองบริหารจัดการเฉพาะฝ่ายงานเท่านั้น ถ้าหน่วยงานสามารถปฏิบัติได้มีและมีแนวทางแนะนำที่ดีการรถไฟฯจะมีธรรมาภิบาลข้อมูลที่มีมาตรฐานโปร่งใสตรวจสอบได้ มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจและปฏิบัติงานที่ดียิ่งขึ้น

ตอนนี้ทางการรถไฟก้าวสู่จุดการบริหารจัดการให้ข้อมูลใช้งานได้แบบทันทีนั้นคงเป็นไปได้ยาก เพราะยังไม่มีการตรวจสอบข้อมูลในแต่ละส่วน และฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ  ไม่มีการทำข้อมูลอย่างต่อเนื่องและมองแค่การนำข้อมูลไปใช้เฉพาะแค่หน่วยงานของตนเอง โดยอุปสรรคหลักๆ มี 3 อย่าง

- ปัญหาเชิงข้อมูล : ข้อมูลมีความกระจัดกระจาย ใช้ระบบมาจัดการแล้วยังไม่สำเร็จเพราะข้อมูลของทางแต่ละหน่วยงานยังแยกกันเก็บแยกกันใช้ รวมไปจนถึงข้อมูลด้านการจัดสรรบัญชีและต้นทุนยังไม่มีการจัดการทำให้ได้ข้อมูลล่าช้าที่จะนำมาตัดสินใจ ลักษณะของข้อมูลมีเยอะมากและข้อมูลก็มีเยอะมาก ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลมีการสูญหายและข้อมูลยังคงซ้ำซ้อนกัน

- ปัญหาเชิงเทคนิค : ระบบยังคงเก็บข้อมูลเดิมเอาไว้ ไม่มีการจัดการข้อมูลก่อน-ใหม่ตามลำดับข้อมูล ทำให้มีข้อมูลคงค้างในระบบเยอะแต่ไม่สามารถนำมาปฏิบัติงานและตัดสินใจได้ จึงส่งผลทำให้การประมวลผลข้อมูลมีความล่าช้า ทำให้ต้องพึ่งระบบจากหน่วยงานภายนอก 

- ปัญหาเชิงบุคลากร : การทำงานของบุคลากรยังคงใช้ในรูปแบบเดิม เช่นได้ข้อมูลลูกค้าเข้ามา เอาเข้าระบบแบบเดิมไร้การตรวจสอบ ไม่มีการทบทวนระบบการทำงาน จำนวนบุคลากรไม่เพียงพอให้ปฏิบัติงานและยังขาดความรู้ความสามารถอีกหลายๆ ด้านเกี่ยวกับการบริหารจัดการด้านข้อมูลและเทคโนโลยีสารสนเทศ

โดยแบ่งออกเป็น 4 ด้าน คือ ด้านนโยบาย ด้านระบบสารสนเทศและข้อมูล ด้านกระบวนการทำงานและด้านบุคลากร รายละเอียดดังนี้
- ปัญหาและอุปสรรค

ด้านนโยบาย
             ขาดนโยบายในการกำหนดความรับผิดชอบของสิทธิการเข้าถึงข้อมูล
ด้านระบบสารสนเทศและข้อมูล
             ระบบสารสนเทศมีข้อมูลคงค้างเก่าไม่สามารถนำปฏิบัติงานได้จริง
             ข้อมูลเยอะไม่สามารถจัดการได้
             ขาดข้อมูลที่ไร้ความสามารถแบบใช้งานทันที
             ขาดมาตรฐานในการจัดเก็บข้อมูล
             ขาดการเชื่อมโยงข้อมูลภายใน
ด้านกระบวนการทำงาน
             มีกระบวนการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างฝ่ายงาน
             มีการทำงานและดำเนินการตรวจสอบที่ล่าช้า
             มีการทำงานในรูปแบบเดิมไร้การตรวจสอบ
             ขาดการทบทวนในกระบวนการทำงาน
ด้านบุคลากร
             ขาดกำลังคนด้านการปฏิบัติงานธรรมาภิบาลข้อมูล
             ขาดผู้รับผิดชอบหลักในการทำธรรมาภิบาลข้อมูล
             เจ้าหน้าที่ขาดความรู้และทักษะในการทำธรรมาภิบาลข้อมูลและเทคโนโลยีสารสนเทศ

- ความต้องการ

ด้านนโยบาย  
             ต้องการให้เกิดการมีนโยบายในการธรรมาภิบาลข้อมูลที่สามารถนำไปปฎิบัติงานได้จริงและเข้าถึงทุกฝ่ายงาน
ด้านระบบสารสนเทศและข้อมูล
             ต้องการให้ข้อมูลของหน่วยงานภายในสามารถเชื่อมโยงกันได้
             ต้องการให้ข้อมูลของการรถไฟฯ มีการใช้ข้อมูลแบบเข้าถึงจุดเดียวกัน
             ต้องการให้หน่วยงานภายในการรถไฟฯ เรียกดูข้อมูลและทำงานบนมาตรฐานการกำกับดูแลข้อมูลที่มีมาตรฐานเดียวกัน
             ต้องการให้กำหนดสิทธิในการเป็นเจ้าของข้อมูล
ด้านกระบวนการทำงาน
             ต้องการระบบในการจัดทำเรื่องการควบคุมข้อมูลเพื่อกำกับข้อมูลเชิงคุณภาพของการรถไฟแห่งประเทศไทย
             ต้องการให้ทบทวนกระบวนการทำงานภายในของการรถไฟฯ
ด้านบุคลากร
             ต้องการให้มีการพัฒนาบุคลากรควบคุมเรื่องธรรมาภิบาลข้อมูลเพื่อให้เป็นระเบียบในการตรวจสอบข้อมูลตามแผนธรรมาภิบาลข้อมูลได้เกิดประสิทธิภาพอย่างแท้จริง